Tip

Voer nu de Digitale handtekening in

De ondertekening van besluiten en contracten kan ook voortgang vinden zonder fysieke aanwezigheid van ondertekenaar en legal staff. De elektronische handtekening (e-signing) valt technisch zeer snel in te voeren, vaak binnen 24 uur. Maar, het moet weloverwogen gebeuren.

Onze collega Peter Schepens en zijn team hebben veel ervaring met het invoeren van e-signing binnen ondernemingen en zij staan u graag direct bij met raad en daad. U kunt Peter bereiken via zijn email pschepens@legadex.com of mobiel (+31) 06 54781568. 

  • Peter en zijn team kunnen u onder andere helpen met het volgende: 
  • Advies over de keuze tussen de verschillende e-signing oplossingen op de markt (DocuSign, Adobe Sign, HelloSign etc.)
  • Advies rondom de rechtsgeldigheid van e-signing in verschillende jurisdicties
  • Inregelen van de elektronische handtekening binnen uw organisatie (met inachtneming van de bevoegdhedenmatrix)
  • Het invoeren van documenten in de digitale omgeving
  • Het uitsturen van contracten naar ondertekenaars

Korte termijn actie

Onze suggestie is om in eerste instantie - gedurende de huidige crisis - 1 of 2 weblicenties via DocuSign (wereldwijd nummer 1 in digitale handtekeningen) of Adobe Sign (wereldwijd nummer 2) te nemen. Een weblicentie heeft als voordeel dat de omgeving snel ter beschikking wordt gesteld. Meestal gebeurt dit per ommegaand, maar in ieder geval binnen 24 uur. Dit zorgt ervoor dat u direct kunt beginnen met het intern en extern digitaal ondertekenen van stukken. De kosten hiervan bedragen rond de EUR 40 per maand per licentie. DocuSign biedt nu zelfs een korting aan in het eerste jaar. Let erop dat enkel mensen die contracten/besluiten verzenden ter ondertekening een licentie nodig hebben. De ondertekenaars hebben geen aparte licentie nodig en vandaar dat vaak volstaan kan worden met een beperkt aantal licenties in het begin. Mensen met een licentie kunnen via "drag & drop" bestanden uploaden in de digitale omgeving en zo bestanden gereedmaken voor ondertekening, waardoor een dergelijke oplossing mogelijk is ongeacht de software die gebruikt wordt binnen de onderneming.

Indien men start met 1 of 2 licenties dan moeten alle contracten/besluiten ter ondertekening lopen via de persoon of personen die de licentie hebben. Dit brengt mogelijk een verandering in het bestaande werkproces met zich mee. Dit kan ook een voordeel zijn als de juridische afdeling via een helder proces haar rol kan oppakken en op deze manier meerwaarde kan creëren binnen de onderneming. Externe partijen kunnen in dat geval immers ook rechtsgeldig het contract ondertekenen, waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn met de administratie en zich kunnen focussen op belangrijke zaken. Denk bij de keuze van digitale ondertekeningssoftware ook aan de integreerbaarheid met uw corporate housekeeping/legal entity systemen. We adviseren u hier graag over zodat u de aansluiting nu of in de toekomst gemakkelijk kan realiseren.

Wat betreft rechtsgeldigheid: digitaal ondertekenen leidt in vrijwel alle landen tot een rechtsgeldige overeenkomst. In sommige landen is daarvoor een geavanceerde digitale handtekening nodig (waaronder bijvoorbeeld de EU). De business licenties van DocuSign en Adobe Sign bieden beide deze mogelijkheid. Bovendien legt een digitale handtekening het IP-adres en tijdstip van ondertekening vast en wordt daarmee gelinkt aan het daadwerkelijke document. Er kan dan ook in de toekomst geen verschil van inzicht bestaan over welke versie door partijen ondertekend is.

Meer informatie?

Het Legadex team staat u graag bij om de gevolgen van de COVID-19 crisis tot het minimum te beperken. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met Luc van Daele via lvandaele@legadex.com, Hans-Martijn Roos via hmroos@legadex.com of bel ons algemene kantoornummer: +31 (0)20 8208396