Tip

Richt uw online board meeting in met een Board App

De huidige omstandigheden rondom Covid-19 vragen regelmatig om een andere aanpak van  bestuursvergaderingen. Gelukkig zijn er uitstekende digitale middelen om bestuursvergaderingen online te houden en alle documenten die van belang zijn voor de besluitvorming digitaal te distribueren en bij de hand te hebben. Voor simpele implementaties is dit al binnen enkele dagen te realiseren.

In deze tijden van de anderhalve meter samenleving moeten ook vergaderingen van Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen ongestoord doorgang vinden. Er mag geen vertraging of onduidelijkheid in de besluitvorming sluipen. Fysieke distributie van documentatie en fysieke aanwezigheid van deelnemers is niet altijd even gemakkelijk. Hoe kunnen de vergaderingen op een effectieve manier doorlopen? Kunnen de benodigde documenten ter voorbereiding op tijd worden aangeleverd? Op welke manier kan de ondertekening van documentatie plaatsvinden? Herkent u als Company Secretary of bedrijfsjurist deze vragen? Dan is een board app wellicht iets voor uw onderneming.

Wat is een Board app? Een board app helpt u om in een veilige online omgeving op efficiënte en slimme wijze samen te werken bij de voorbereiding en het houden van bestuursvergaderingen en RvC vergaderingen. Hierbij kunt u onder ander denken aan:

  • Creëren, aanpassen en versturen van de board documentatie
  • Beoordelen van documenten en delen van opmerkingen
  • Koppelen van relevante documenten aan agendapunten
  • E-voting
  • E-signing
  • Online en offline toegang
  • Actuele updates van board documentatie overal en altijd op uw telefoon, tablet of computer
  • Besluitvorming en onderliggende documentatie blijft ook naderhand te raadplegen

De board app kan ook zeer nuttig zijn in geval van situaties (besluiten of voorgenomen besluiten) waarbij de ondernemingsraad betrokken is.

Legadex helpt bij het selecteren en implementeren van een board app, zoals: Diligent Boards, Computershare BoardWorks, Euronext iBabs Board Portal software en ContractZen. Ook kan Legadex helpen bij het opstellen en versturen van documentatie en het notuleren van vergaderingen in de board app.

 

Meer informatie?

Onze collega Hans Furnée heeft een volledig overzicht van de toepassingen en helpt u  om een board app die aansluit bij uw onderneming te selecteren, voor u in te richten, en gebruiksklaar te maken. U kunt hem bereiken op hfurnee@legadex.com.